2016
Система автоматизации документооборота
В условиях современной жизни ведение документации в бумажном виде, ее архивирование становится неактуальным. Это обусловлено несколькими причинами:
- Количество поступающей информации постоянно растет.
- Электронный документооборот более удобен и дешев (не нужно искать помещения для хранения архивов, беспокоиться об их охране и сохранности).
- Автоматизированный документооборот позволяет снизить штат кадровой службы, повысив при этом эффективность работы сотрудника в несколько раз.
- Резко снижается риск утраты документации.
- Документы обрабатываются намного быстрее.
- Осуществить поиск необходимого документа намного легче, ведя автоматизированный документооборот.
Конечно, некоторые организации могут ограничиться документами на бумажном носителе. Но есть и такие предприятия, которым электронный документооборот просто необходим. К ним относят организации, которые:
- имеют большое количество документов;
- имеют в своем штате более 50 сотрудников;
- испытывают сложности из-за невыполнения поручений начальства вследствие отсутствия системы контроля или невозможности проверки работы должностных лиц;
- отличаются серьезным беспорядком в документации, отсутствием систематизации, из-за чего важные бумаги могут потеряться или найтись через долгое время.
В этом случае стоит обратить внимание на систему автоматизации документооборота.
Электронный документооборот поможет избежать бюрократии в организации. Любое вышестоящее звено сможет самостоятельно найти необходимый документ или обнаружить, что он не занесен в систему. Это позволяет быстро определить сотрудника, который не выполнил свои обязательства.
Автоматизация документооборота имеет ряд плюсов:
- Происходит рост производительности работы кадровой службы.
- Она помогает четко определить права доступа к каждому документу.
- Электронный документооборот отлично помогает наладить работу с документацией в отделе кадров.
- Система расширяет возможности работы кадровых работников.
- Автоматизированную систему можно легко интегрировать с другими системами организации (например, 1С: Бухгалтерией).
Внедрение электронного документооборота происходит в несколько этапов:
- Разрабатывается функционал, определяются задачи.
- Устанавливаются программные комплексы (1С: Документооборот).
- Оборудуются рабочие места, устанавливается необходимое ПО.
- Происходит тестирование системы.
- Оцениваются полученные результаты.
- Начинается эксплуатация программного комплекса.
- Происходит повсеместное оборудование рабочих мест, в том числе удаленных.
- Доработка программы специалистами согласно нуждам конкретного отдела.
После этого начинается работа с документами в штатном режиме.
Компания Селен Гранд предоставляет бухгалтерские услуги организациям и ИП, стоимость бухгалтерских услуг читайте в прайсе.
Полезно ознакомиться:
Подготовка претензий и соблюдение досудебных процедур;
Восстановление бухгалтерского учета.
Статья написана специально для selen-grand.ru