+7 (499) 788-16-17
+7 (495) 788-30-96

Автоматизация документооборота



Система автоматизации документооборота

В условиях современной жизни ведение документации в бумажном виде, ее архивирование становится неактуальным. Это обусловлено несколькими причинами:

  1. Количество поступающей информации постоянно растет.
  2. Электронный документооборот более удобен и дешев (не нужно искать помещения для хранения архивов, беспокоиться об их охране и сохранности).
  3. Автоматизированный документооборот позволяет снизить штат кадровой службы, повысив при этом эффективность работы сотрудника в несколько раз.
  4. Резко снижается риск утраты документации.
  5. Документы обрабатываются намного быстрее.
  6. Осуществить поиск необходимого документа намного легче, ведя автоматизированный документооборот.

Конечно, некоторые организации могут ограничиться документами на бумажном носителе. Но есть и такие предприятия, которым электронный документооборот просто необходим. К ним относят организации, которые:

  • имеют большое количество документов;
  • имеют в своем штате более 50 сотрудников;
  • испытывают сложности из-за невыполнения поручений начальства вследствие отсутствия системы контроля или невозможности проверки работы должностных лиц;
  • отличаются серьезным беспорядком в документации, отсутствием систематизации, из-за чего важные бумаги могут потеряться или найтись через долгое время.

В этом случае стоит обратить внимание на систему автоматизации документооборота.

Электронный документооборот поможет избежать бюрократии в организации. Любое вышестоящее звено сможет самостоятельно найти необходимый документ или обнаружить, что он не занесен в систему. Это позволяет быстро определить сотрудника, который не выполнил свои обязательства.

Автоматизация документооборота имеет ряд плюсов:

  1. Происходит рост производительности работы кадровой службы.
  2. Она помогает четко определить права доступа к каждому документу.
  3. Электронный документооборот отлично помогает наладить работу с документацией в отделе кадров.
  4. Система расширяет возможности работы кадровых работников.
  5. Автоматизированную систему можно легко интегрировать с другими системами организации (например, 1С: Бухгалтерией).

Внедрение электронного документооборота происходит в несколько этапов:

  • Разрабатывается функционал, определяются задачи.
  • Устанавливаются программные комплексы (1С: Документооборот).
  • Оборудуются рабочие места, устанавливается необходимое ПО.
  • Происходит тестирование системы.
  • Оцениваются полученные результаты.
  • Начинается эксплуатация программного комплекса.
  • Происходит повсеместное оборудование рабочих мест, в том числе удаленных.
  • Доработка программы специалистами согласно нуждам конкретного отдела.

После этого начинается работа с документами в штатном режиме.

Компания Селен Гранд предоставляет бухгалтерские услуги организациям и ИП, стоимость бухгалтерских услуг читайте в прайсе. 

Полезно ознакомиться:

Кадровый аудит;

Подготовка претензий и соблюдение досудебных процедур;

Восстановление бухгалтерского учета.

Статья написана специально для selen-grand.ru