+7 (499) 788-16-17
+7 (495) 788-30-96

Деньги в подотчет: выдача и оформление



Компании и индивидуальные предприниматели иногда приобретают необходимые товары и материалы за наличный расчет. Чтобы рассчитаться с поставщиком, представителю организации выдается аванс, о расходовании которого он обязан отчитаться. Правила выдачи и оформления таких подотчетных сумм установлены Указанием Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У.

Деньги подотчет – зачем это нужно

Сама организация купить что-либо    за наличные не может, она действует через своих представителей. Индивидуальный предприниматель вправе выдать деньги наемным работникам для покупки необходимого. Чтобы верно отражать кассовые операции и наладить учет по выданным авансам, средства выдаются «под отчет» — получивший их человек обязан отчитаться, куда и сколько потрачено. Использование должно носить производственный характер.

На что можно потратить:

  • хозяйственные, канцтовары, почтовые расходы;
  • командировочные;
  • представительские.

Кому выдаются:

  • сотрудникам;
  • работающим по гражданско-правовому договору.

Прочим лицам, не состоящим в штате, денежные средства под отчет выдавать нельзя.

Как правильно выдать деньги сотруднику под отчет

Компании, ИП вправе утвердить внутренний документ (положение, приказ), в нем подробно прописать порядок выплат (кто может получать, сроки отчета, ограничение размеров и так далее). 

Аванс выдается на основании одного из документов:

  • распоряжение/приказ руководителя;
  • заявление подотчетного лица (человека, получающего аванс на покупки).

Что должно быть в распорядительном документе:

  • фамилия, имя, отчество получателя;
  • дата получения;
  • выдаваемая сумма;
  • цели получения (командировка, хозяйственные нужды, почтовые расходы…);
  • на какой срок выдаются;
  • подпись руководителя, ее расшифровка.

Образец приказа скачать по ссылке.

Заявление на подотчет скачать по ссылке.

Расходный кассовый ордер (форма 0310002 по ОКУД) для наличных выплат оформляет главный бухгалтер, бухгалтер или уполномоченное должностное лицо, нет их в штате – руководитель. В нем указывается дата, кому, сумма, основание — под отчет. Получающий расписывается за полученные деньги. Документ заверяет своей подписью кассир (нет в штате такой должности — бухгалтер, уполномоченное лицо), вносит запись о расходной операции в кассовую книгу.

Суммы подотчет могут перечисляться на банковские карты сотрудников, если это предусмотрено внутренними правилами и документами.

Срок для отчета

Аванс для производственных целей выдается на определенный период, точный срок указывается в распорядительном документе. О расходах получивший обязан отчитаться в течение 3 дней после окончания этого срока, составив авансовый отчет и приложив к нему все подтверждающие кассовые, товарные чеки, прочие документы. По командировочным – в течение 3 дней после завершения поездки. Оставшиеся деньги подотчетник возвращает в кассу (можно удержать из ближайшей зарплаты, но не более 20% от причитающейся к получению суммы). Перерасход выдается после утверждения авансового отчета руководителем.

Бухгалтерские проводки

Д-т 71/ К-т 50 – выдана сумма подотчета.

Д-т 71/ К-т 51 – перечислен подотчет на банковскую карту сотрудника.

Д-т 10, 20, 26, 41, 44 (по виду расхода) /К-т 71 – учтены затраты по авансовому отчету.

Д-т 50/К-т 71 – возвращены неиспользованные денежные средства в кассу.

Д-т 71/К-т 50 – выдан из кассы перерасход.

Наказание за нарушение порядка

Предусмотрены штрафы за кассовую дисциплину по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

  • от 4 до 5 тысяч должностному лицу;
  • от 40 до 50 тысяч юридическому лицу.

Индивидуальные предприниматели не обязаны соблюдать кассовую дисциплину, если ведется учет доходов и расходов по виду деятельности.

Полезно ознакомиться:

Регистрация товарного знака и может ли ИП зарегистрировать товарный знак;

Управляющий индивидуальный предприниматель в ООО;

Причины отказа в открытии расчетного счета ИП, ООО, юридическому лицу, что делать если отказали;

Как узнать на какой системе налогообложения находится ИП, ООО по ИНН;

Налоговая декларация по единому налогу как заполнять, сроки подачи.