+7 (499) 788-16-17
+7 (495) 788-30-96

Кадровый учет на предприятии



Кадровый учет на предприятии: документы, особенности, возможности

На некоторых небольших предприятиях ведению кадрового учета уделяется крайне мало времени и он фактически отсутствует. Между тем ему следует уделять такое же внимание, как ведению бухгалтерского учета или своевременной сдаче всех налоговых деклараций.

Набор документов для учета

В больших организациях для этого создаются отделы кадров, которые берут на себя сбор и оформление нужных документов. Если же кадровика нет, то это должен взять на себя руководитель или главный бухгалтер.

В результате часто происходит нарушения целого ряда законов, которые приводят к штрафам или судебному разбирательству. В Селен-Гранд подскажут как можно этого избежать и помогут поставить кадровый учет на должную высоту.

На каждого работника заводится отдельная папка и здесь должны быть следующие документы:

  • трудовой договор, а также дополнительные соглашения, которые были заключены;
  • кроме трудовой книжки, в которую сразу вносится соответствующая запись о приеме на работу, прилагается должностная инструкция.

За время работы эта папка пополняется рядом сведений, связанных с оплатой, премированием, отпусками или выговорами. Поэтому кадровое делопроизводство требует, чтобы всегда под рукой был ряд важных журналов и бумаг.

  • Сюда входит штатное расписание и график отпусков, который обычно составляют в конце года.
  • Разрабатываются правила внутреннего распорядка и потребуется завести табель рабочего времени.
  • Для каждого работника нужна личная карточка и расчетный листок, который выдается в день заработной платы.
  • Все сотрудники обязательно должны быть ознакомлены с положениями о защите персональных данных, оплате труда и премировании.

В этот минимальный список входит папка всех приказов, которые были изданы за время деятельности. Многие из них имеет уже утвержденные формы и остается только следовать им.

Некоторые особенности

Поэтому перед тем, как взять на себя ведение кадрового учета, надо внимательно изучить весь список документов, либо поручить ведение кадрового учета ответственному лицу. Для этого создается соответствующий указ, который подтвердит полномочия.

Для индивидуального предпринимателя, который взял на работу сотрудника, нужно будет зарегистрироваться в Пенсионном фонде и в ФСС в качестве работодателя. При этом срок регистрации ограничен одним месяцем. Если этого не сделать, то есть возможность получить крупный штраф.

Работодатель обязан всех новых сотрудников знакомить под роспись со многими документами. Поэтому лучше всего завести отдельную книгу, где они смогут расписаться. Желательно такой же вариант применить для расчетных листов. Это упростит делопроизводство.

В этом случае можно уже не бояться плановой проверки, о которой должны уведомить за три дня до начала ее проведения. О внеплановой сообщат всего за сутки.

Правильное ведение кадрового учета позволяет избежать многих рисков и поэтому не стоит этим пренебрегать.

Статья написана специально для selen-grand.ru